Définition
INTRODUCTION
L’objectif de cette section est de prévoir de manière formelle la manière dont le déroulement du projet sera contrôlé, afin d'informer régulièrement le client et de répondre à son appétit de résultats partiels. Il s'agit également de s'assurer que le consultant reste aligné avec les attentes du client tout au long de la mission. Ce suivi permet de garantir que la mission avance de manière fluide et que les résultats sont toujours conformes aux attentes du client.
Il est essentiel de définir les moments clés où les progrès du projet seront validés, et de prévoir des points d’évaluation à chaque étape importante, permettant ainsi au client de mesurer les résultats obtenus et de réorienter les travaux si nécessaire.
1. Prendre en compte les attentes du client
- Une bonne gestion du déroulement commence par une compréhension claire des attentes du client. Il est important que le consultant s'assure que ses actions et la méthodologie qu'il met en œuvre soient alignées avec ces attentes. Le client doit être informé régulièrement des avancées de la mission pour éviter toute divergence de vision ou de résultat.
Conseil:
- Dès le début de la mission, clarifiez les attentes du client quant aux résultats partiels, à la fréquence des suivis et aux critères de succès.
- Planifiez des réunions régulières de mise à jour avec le client pour valider les résultats obtenus à chaque phase et assurer que tout reste en ligne avec les objectifs initiaux.
Exemple :
- Exemple : Si la mission implique un diagnostic suivi d’une implémentation, vous pouvez organiser des réunions pour faire le point sur les résultats intermédiaires du diagnostic et les ajuster si nécessaire avant de passer à la phase suivante.
2. Points d’avancement et de validation des résultats
- Les jalons ou milestones sont des moments-clés qui marquent l'achèvement d’une phase et permettent de valider les résultats avec le client. Il est important de s'assurer que ces points d’avancement correspondent à des moments où le client peut exprimer son appréciation sur les résultats obtenus et, si nécessaire, réorienter le travail.
Conseil:
- Chaque phase doit être marquée par un point de validation, où le client donne son retour sur les livrables et confirme si les résultats sont conformes à ses attentes.
- Ces points de contrôle permettent d'ajuster la direction du projet en cas de malentendu ou de changement de priorités.
Exemple :
- Dans une mission de mise en œuvre d’un système ERP, un premier jalon pourrait être la réalisation de la configuration de base. À ce moment, le client pourra tester le système et donner son avis avant de passer à l'intégration des données et des utilisateurs.
3. Validation des résultats et réorientation des travaux
- Lors des moments d’avancement et de validation des résultats, le consultant et le client doivent pouvoir évaluer l’efficacité de la mission. Si les résultats ne sont pas satisfaisants ou s’ils ne répondent plus aux attentes initiales du client, il peut être nécessaire de réajuster les objectifs ou réorienter les travaux. Ces ajustements peuvent concerner des aspects comme l’approfondissement d’une analyse, la modification de la solution proposée, ou l’ajustement des priorités.
Conseil:
- Anticipez les ajustements possibles : Soyez prêt à adapter les livrables ou à modifier les méthodes en fonction du feedback du client. Cela pourrait inclure des modifications des délais, des ajustements dans les solutions proposées ou des révisions de la méthodologie.
- Documentez les décisions et ajustements lors des réunions de validation afin d’assurer la transparence et de garder une trace des décisions prises.
Exemple :
- Si lors d’un focus group pour la phase de diagnostic, le client constate que certaines informations sont manquantes ou que la situation a évolué, la méthodologie devra être ajustée pour prendre en compte ces nouvelles informations, par exemple en ajoutant une analyse supplémentaire ou en réorientant les objectifs du diagnostic.
4. Suivi continu et communication avec le client
- La communication régulière avec le client est essentielle pour garantir que la mission reste sur la bonne voie et que le consultant répond aux attentes du client tout au long du projet. En plus des réunions de validation des résultats, il est important de prévoir des points de suivi réguliers pour discuter des avancements, résoudre d'éventuels problèmes, et apporter les ajustements nécessaires.
- Pour assurer une transparence totale, le consultant peut utiliser plusieurs canaux de communication pour tenir le client informé de l'état d'avancement (réunions, e-mails, rapports, outils de gestion de projet...).
Conseil:
- Choisissez les canaux adaptés à la nature de l’information à partager et aux préférences du client. Par exemple, pour les informations détaillées ou les résultats intermédiaires, un rapport écrit est efficace, tandis que pour les ajustements rapides ou les mises à jour, un e-mail ou une réunion virtuelle peuvent être plus appropriés.
- Planifiez des réunions de suivi régulières tout au long de la mission, en fonction des jalons définis. Ces réunions doivent permettre de discuter de l’avancement du projet, de valider les résultats intermédiaires, et de résoudre toute problématique.
- Mettez en place des outils collaboratifs pour suivre l’avancement en temps réel, comme des tableaux de bord partagés, des plateformes de gestion de projet (par exemple, Trello, Asana, Basecamp), ou des groupes de travail en ligne pour une communication fluide.
- Si la proposition commerciale est retenue par le client, il est également recommandé de rédiger, en collaboration avec le client, un protocole de communication détaillé. Ce protocole définira les canaux de communication, la fréquence des points de suivi, les formats des rapports et des réunions, ainsi que les responsabilités de chaque partie en termes d’échange d’informations.
5. Rétroplanning et flexibilité
- Le rétroplanning, décrit dans la leçon précédente, consiste à travailler à l'envers à partir de la date de fin souhaitée pour structurer les étapes nécessaires et garantir que la mission sera terminée à temps. Il doit être régulièrement réévalué pendant le projet, en fonction des retours obtenus lors des réunions de validation et de suivi.
Conseil:
- Réévaluez régulièrement le rétroplanning pour tenir compte des changements dans les priorités, des retards éventuels ou des ajustements dans la méthodologie.
- Adaptez les ressources et les délais en fonction des résultats intermédiaires, tout en veillant à ne pas compromettre la qualité des livrables finaux.
CONCLUSION
Le suivi de l'exécution et les points de contrôle sont essentiels pour assurer une gestion rigoureuse et flexible du projet de conseil. En établissant des points de validation à chaque étape, en maintenant une communication régulière avec le client, et en prévoyant des ajustements en fonction des résultats, le consultant garantit que le projet reste aligné avec les attentes du client et que les objectifs sont atteints de manière efficace. Cette démarche permet de renforcer la confiance du client, de prévenir les malentendus, et de maximiser les chances de réussite de la mission.
