Conseils et bonnes pratiques
Le suivi de l'exécution et l'évaluation des points de contrôle sont essentiels pour la bonne gestion d'une mission de conseil. Ces étapes permettent au consultant et au client de s’assurer que la mission avance comme prévu, tout en respectant les objectifs et les délais. Voici des conseils et des bonnes pratiques pour garantir un suivi efficace et une gestion des résultats au fil de la mission.
1. Maintenir une communication régulière et transparente avec le client
- Une communication régulière avec le client est primordiale pour garantir qu’il est bien informé de l’évolution de la mission. Le consultant doit s’assurer que les attentes du client sont prises en compte à chaque étape et que les résultats partiels sont validés pour éviter toute divergence.
Conseils :
- Clarifiez dès le début les canaux de communication avec le client. Discutez des préférences du client en matière de communication (réunions en personne, appels vidéo, rapports écrits, etc.).
- Planifiez des réunions régulières (hebdomadaires ou mensuelles) pour faire le point sur l'avancement de la mission et obtenir des retours du client.
- Soyez transparent sur les progrès réalisés et les éventuels obstacles rencontrés. N’attendez pas la fin de la mission pour discuter des difficultés rencontrées.
Exemple :
- Si une phase clé prend plus de temps que prévu, informez immédiatement le client et proposez des solutions pour rattraper le retard, tout en ajustant le planning si nécessaire.
2. Utiliser les jalons pour marquer les étapes importantes
- Les jalons (milestones) permettent de suivre les progrès de la mission en définissant des moments de validation à chaque phase. Ces points de contrôle marquent la fin d’une étape majeure et permettent de valider les résultats obtenus avant de passer à l’étape suivante.
Conseils :
- Fixez des jalons à chaque phase de la mission pour garantir que les objectifs sont atteints. Ces jalons doivent correspondre à des moments clés où les résultats peuvent être validés par le client.
- Assurez-vous que les jalons sont clairement définis dans le planning et partagés avec le client afin qu’il sache exactement quand valider les étapes.
- Soyez transparent sur les progrès réalisés et les éventuels obstacles rencontrés. N’attendez pas la fin de la mission pour discuter des difficultés rencontrées.
Exemple :
- Si un jalon correspond à la fin d’une phase de diagnostic, la validation de ce jalon par le client pourrait être la confirmation que l’audit est terminé et que les premières analyses sont conformes à ses attentes.
3. Réévaluation régulière du planning et ajustements
- Les risques imprévus ou les changements de priorités peuvent survenir pendant la mission, et il est important de réévaluer régulièrement le planning pour rester aligné avec les objectifs. Le rétroplanning, discuté précédemment, est une méthode efficace pour garantir que la mission soit terminée dans les délais. Il doit cependant être réajusté régulièrement en fonction de l’évolution du projet.
Conseils :
- Réévaluez le rétroplanning lors de chaque point de validation pour tenir compte de tout changement dans les priorités ou des retards. Le rétroplanning doit toujours refléter la réalité du projet.
- Si des ajustements doivent être effectués (par exemple, prolongation d’une phase ou réallocation de ressources), consultez le client avant de finaliser les changements.
Exemple :
- Si, après la phase de diagnostic, le client décide de prioriser un autre domaine, le rétroplanning doit être réajusté pour tenir compte de ce changement et de l'impact sur les délais.
4. Anticiper les risques et prévoir des solutions
- Tout projet comporte des risques. L'une des clés du succès réside dans la gestion proactive des risques. Le consultant doit non seulement être capable d’identifier les risques potentiels, mais aussi d’anticiper des solutions pour éviter des retards ou des difficultés.
Conseils :
- Identifiez les risques potentiels dès le début de la mission (par exemple, manque de données, réticence au changement, imprévus externes, etc.).
- Prévoyez des solutions alternatives pour chaque risque majeur. Si un obstacle survient, soyez prêt à ajuster votre approche.
- Utilisez des outils comme des tableaux de bord pour suivre les risques et les problèmes en temps réel.
Exemple :
- Si des retards sont constatés dans la collecte des données, planifiez un plan B pour recueillir les informations manquantes rapidement et ajustez le calendrier en conséquence.
5. Rédiger un protocole de communication détaillé avec le client
- Si la proposition est retenue par le client, il est conseillé de rédiger, en collaboration avec lui, un protocole de communication détaillé. Ce protocole permettra de formaliser la manière dont les informations seront échangées, de définir les canaux de communication à utiliser et de clarifier les responsabilités de chaque partie.
Conseils :
- Rédigez un protocole de communication qui définit la fréquence des mises à jour, les canaux de communication (réunions, e-mails, outils de gestion de projet) et les formats des rapports et des réunions.
- Ce protocole permettra au client de se sentir impliqué et informé à chaque étape de la mission, réduisant ainsi les risques de malentendus ou de mécontentement.
Exemple :
- Réunions de suivi mensuelles avec des rapports de progrès envoyés chaque semaine, permettant ainsi au client d’être constamment informé de l’évolution de la mission.
6. Validation des ajustements et mise en œuvre des actions correctives
- Lorsque des ajustements sont nécessaires, il est essentiel de valider les nouvelles actions avec le client avant de les mettre en œuvre. Cela garantit que les ajustements restent alignés avec ses attentes et que toute réorientation est validée.
Conseils :
- Validez les actions correctives avant leur mise en œuvre. Si la mission prend une direction différente ou si des priorités sont réajustées, assurez-vous que le client approuve les changements proposés.
- Documentez toutes les décisions prises pour garantir transparence et traçabilité.
Exemple :
- Si un ajustement dans la phase de conception est nécessaire, comme le choix d’une autre solution technologique, le consultant devra obtenir l’accord du client avant de procéder à l'implémentation.
CONCLUSION
Le suivi de l'exécution et les points de contrôle sont cruciaux pour assurer une gestion rigoureuse et flexible de la mission de conseil. En établissant des points de validation réguliers, en maintenant une communication constante avec le client, et en anticipant les ajustements nécessaires, le consultant garantit que le projet avance dans la bonne direction et que les objectifs sont atteints. Cette approche permet de renforcer la confiance du client, de prévenir les malentendus, et de maximiser les chances de succès de la mission.
