Conseils et bonnes pratiques
La section "Déroulement et planning" est essentielle pour démontrer au client que la mission de conseil est bien structurée et que chaque phase sera menée de manière efficace et dans les délais impartis. Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour rédiger cette section de manière claire, convaincante et réaliste.
1. Clarifiez les étapes clés de la mission
- Une bonne planification repose sur une définition claire des phases de la mission. Il est important de décrire chaque étape du projet de manière structurée et détaillée, en identifiant les objectifs spécifiques de chaque phase et les livrables associés.
Conseil:
- Détaillez les grandes étapes et sous-étapes si nécessaire, surtout pour des projets complexes. Cela permet au client de mieux comprendre comment chaque phase contribue à l’atteinte des objectifs globaux.
- Associez un livrable à chaque phase pour donner au client une vision claire des résultats attendus à chaque étape.
Exemple :
- Phase 1 : Diagnostic : Collecte des données et identification des problèmes.
- Phase 2 : Conception de la solution : Proposition de stratégies ou solutions personnalisées.
- Phase 3 : Mise en œuvre : Déploiement des solutions avec gestion du changement.
- Phase 4 : Suivi et évaluation : Mesure des résultats et ajustements nécessaires.
2. Soyez réaliste et prévoyez des marges de manœuvre
- Les délais et les ressources doivent être adaptés à la mission et aux spécificités du client. Prévoir des marges de manœuvre pour chaque phase du projet est essentiel pour faire face à des imprévus ou des retards qui peuvent survenir.
Conseil:
- Estimez de manière réaliste le temps nécessaire pour chaque étape en fonction de la complexité de la mission.
- Ajoutez des marges de sécurité dans le calendrier pour éviter de dépasser les délais en cas de problèmes imprévus.
- Anticipez les risques liés à la mission et proposez des solutions pour les éviter ou les résoudre rapidement.
Exemple :
- Si un délai pour une phase est de 3 semaines, prévoyez une marge supplémentaire de 1 semaine pour d'éventuels retards.
3. Intégrez des jalons pour mesurer l’avancement
- Les jalons (ou milestones) sont des moments-clés dans le projet qui permettent de suivre les progrès et de vérifier que les objectifs sont bien atteints à chaque phase. Les jalons servent aussi de points de validation où le consultant et le client peuvent se rencontrer pour faire le point.
Conseil:
- Définissez des jalons clairs pour chaque phase de la mission. Chaque jalon représente un objectif spécifique que le consultant doit atteindre avant de passer à la phase suivante.
- Assurez-vous que les jalons sont associés à des livrables précis et qu’ils sont validés par le client à chaque étape.
Exemple :
- Jalon 1 : Fin de la phase de diagnostic : Validation du rapport d’audit par le client avant de passer à la phase de conception.
4. Utilisez le rétroplanning pour garantir les délais
- Le rétroplanning est une méthode de planification très utilisée dans le conseil. Elle consiste à partir de la date de fin souhaitée par le client et à travailler à l’envers pour définir les étapes et les délais nécessaires. Cette méthode est idéale pour garantir que le projet sera terminé à temps, tout en respectant les priorités du client.
Conseil:
- Utilisez le rétroplanning pour fixer un délai final, puis répartissez les tâches en fonction de la complexité et des priorités.
- Évitez de sous-estimer les délais, surtout pour les étapes critiques. Le rétroplanning aide à voir si la mission peut être réalisée dans le temps imparti, sans compromettre la qualité.
Exemple :
- Si la mission doit être terminée le 30 septembre, commencez par cette date et travaillez à l’envers pour définir des échéances réalistes pour chaque phase.
5. Prévoyez des points de validation réguliers
- Les points de validation sont cruciaux pour garantir que la mission avance selon le plan et pour s’assurer que les objectifs de chaque phase sont atteints avant de passer à l’étape suivante.
Conseil:
- Organisez des réunions régulières avec le client pour valider les jalons et ajuster le planning si nécessaire.
- Faites le point régulièrement sur l’avancement du projet pour identifier rapidement tout écart par rapport aux objectifs et au calendrier.
Exemple :
- Des réunions de suivi bi-hebdomadaires peuvent être planifiées pour discuter de l'avancement et résoudre tout problème en cours.
6. Un bon planning facilite la tarification et la gestion des ressources
- Le planning détaillé permet au consultant de mieux gérer les ressources nécessaires à chaque phase du projet, et de proposer une tarification juste et réaliste. Lorsque le consultant connaît bien les étapes et les ressources requises, il peut évaluer le coût global de la mission avec précision.
Conseils pour la tarification :
- Estimez les coûts par phase, en fonction du temps et des ressources nécessaires pour chaque étape. Cela permet de justifier le tarif de la mission en fonction de la complexité et de la durée de chaque phase.
- Soyez transparent avec le client concernant la répartition des coûts pour chaque phase du projet.
Exemple :
- Des réunions de suivi bi-hebdomadaires peuvent être planifiées pour discuter de l'avancement et résoudre tout problème en cours.
CONCLUSION
Le déroulement et le planning sont des éléments essentiels à la bonne gestion de la mission de conseil. En définissant des étapes claires, en ajustant le planning en fonction des ressources et des contraintes, et en anticipant les risques, le consultant peut démontrer son professionnalisme et sa capacité à gérer le projet de manière efficace. L’ajout de jalons et l’utilisation du rétroplanning permettent de s’assurer que chaque étape du projet respecte les délais et que les objectifs sont atteints. Ce planning détaillé n’est pas seulement un outil de gestion, mais aussi un moyen de rassurer le client, de faciliter la prise de décision et d’aligner la tarification avec la réalité du travail à accomplir. En anticipant les besoins en ressources et en planifiant le projet de manière réaliste, le consultant démontre sa capacité à exécuter la mission avec succès.
