Définition
INTRODUCTION
Le planning ou le déroulement de la mission se concentre sur l’exécution pratique de la méthodologie de conseil dans le temps. Il est un élément opérationnel qui décrit comment les différentes phases de la mission seront organisées et réalisées dans un cadre temporel donné. Il garantit une gestion efficace du projet, une bonne planification des ressources, et une transparence avec le client. Un planning bien défini permet d’assurer que chaque phase du projet sera menée à bien dans les délais impartis, tout en respectant les objectifs fixés. Voici les éléments clés à prendre en compte pour élaborer un planning adapté à la mission.
1. Définir les phases de la mission
- Le déroulement d'une mission de conseil se fait généralement en grandes phases. Il est essentiel que chaque phase soit clairement définie avec des objectifs précis et des livrables associés. En fonction de la complexité de la mission, le consultant peut détailler chaque phase en sous-étapes, surtout lorsque la proposition commerciale doit expliquer de manière approfondie comment le travail sera mené.
- Les principales phases de la mission sont généralement les suivantes :
- Phase 1 : Diagnostic – Identifier et analyser les problèmes ou les opportunités. Cette phase peut inclure des audits, des interviews, des collectes de données, etc.
- Phase 2 : Conception de la solution – Élaborer des recommandations adaptées aux besoins du client. Cela inclut la création de stratégies ou l’adaptation de solutions existantes.
- Phase 3 : Mise en œuvre – Mettre en place les solutions proposées. Cela implique de déployer les actions concrètes et de gérer le changement.
- Phase 4 : Suivi et évaluation – Suivre les résultats obtenus et ajuster les actions si nécessaire pour garantir l'atteinte des objectifs.
Conseil:
- Si la mission comporte plusieurs phases, il est crucial de détailler chaque phase, (et même sous-étapes si nécessaire) afin que le client comprenne bien le processus et puisse suivre l’avancement. Ne pas hésiter à fournir des explications détaillées pour chaque phase, surtout si des ajustements peuvent être nécessaires en fonction des résultats.
2. Définir un calendrier précis pour chaque phase
- Le calendrier de la mission de conseil doit être bien défini pour chaque phase définie dans le cadre de la méthodologie de conseil. Et ce, généralement, sous forme de tableau composé de plusieurs colonnes (phase, tâche, durée, responsable, date de début...). Chaque étape doit être planifiée dans le temps en fonction de la complexité de la tâche, des ressources nécessaires et des contraintes du client. Le calendrier doit permettre aussi de mettre en lumière les moments où le consultant et le client devront se rencontrer pour valider des étapes importantes ou faire le point sur l’avancement.
- Exemple de calendrier générique d’une mission de 6 mois :
- Phase 1 : Diagnostic (Semaine 1 à 3)
- Collecte des données (Semaine 1-2)
- Analyse et identification des problèmes (Semaine 2-3)
- Livrable : Rapport d’audit et d’analyse
- Phase 2 : Conception de la solution (Semaine 4 à 6)
- Développement des solutions et des recommandations (Semaine 4-5)
- Validation avec le client et ajustements (Semaine 5-6)
- Livrable : Document de stratégie et plan d’action
- Phase 3 : Mise en œuvre (Semaine 7 à 16)
- Déploiement des solutions (Semaine 7-14)
- Formation des équipes (Semaine 13-14)
- Livrable : Système mis en place, rapport de déploiement
- Phase 4 : Suivi et évaluation (Semaine 17 à 24)
- Suivi des résultats et des performances (Semaine 17-22)
- Réunions de feedback et ajustements si nécessaire (Semaine 22-24)
- Livrable : Rapport d’évaluation post-implémentation
- A noter que le planning détaillé ne doit être, en principe, précisé et communiqué qu'une fois que la proposition commerciale a été retenue par le client. Cela permet de s’assurer que les délais et les ressources nécessaires sont adaptés à la mission spécifique et aux besoins du client.
3. Le rôle des jalons dans le planning
- Les jalons (ou milestones) sont des points clés dans un projet qui marquent l’achèvement d’une étape importante et servent à évaluer l’avancement de la mission. Ils permettent de suivre les progrès du projet et de s'assurer que chaque phase est bien validée avant de passer à la suivante. Les jalons sont des moments de contrôle où l’on vérifie que les objectifs de la phase sont atteints et que le projet continue sur la bonne voie.
- Exemple de jalons dans un projet de 6 mois :
- Jalon 1 : Fin de la phase de diagnostic (15 mai) – Validation des résultats de l’audit et des analyses avec le client.
- Jalon 2 : Fin de la phase de conception (30 juin) – Validation des solutions proposées et de la stratégie avec le client.
- Jalon 3 : Fin de la phase de mise en œuvre (30 septembre) – Livraison du système ERP et début de la formation des équipes.
- Jalon 4 : Fin de la phase de suivi et évaluation (15 octobre) – Évaluation des résultats post-implémentation et ajustements si nécessaires.
- Les jalons permettent de mesurer la progression et de garantir que le projet suit le calendrier établi. Chaque jalon est un point de validation où le client peut s'assurer que les résultats sont conformes aux attentes avant de passer à l’étape suivante.
4. Le rétroplanning dans le conseil
- Le rétroplanning est une méthode très utilisée dans le monde du conseil. Elle consiste à partir de la date de fin souhaitée pour un projet et à travailler à l’envers pour définir les étapes intermédiaires et les délais nécessaires pour les atteindre. Cette méthode permet d'assurer que le projet sera terminé à temps tout en respectant les priorités du client.
- Exemple de rétroplanning :
- Si le client souhaite que la mission soit terminée le 30 septembre, le consultant commence par cette date et établit les délais pour chaque phase en travaillant à l’envers. Cela permet d’estimer précisément le temps nécessaire pour chaque tâche et de réajuster les priorités si nécessaire.
- Avantages du rétroplanning :
- Il permet de respecter les délais en s'assurant que chaque tâche est bien planifiée.
- Il offre une vision claire de l’ensemble du projet, permettant de mieux gérer les ressources et les priorités.
5. Ajuster le planning en fonction des ressources et des risques
- Le planning doit aussi être flexible pour pouvoir faire face à des risques imprévus ou des changements de priorités du client. Par exemple, des retards dans la collecte des données, des problèmes d'intégration des solutions, ou des obstacles internes peuvent survenir.
- Conseil :
- Prévoyez des marges de manœuvre pour chaque phase du projet, afin de permettre des ajustements en fonction des imprévus.
- Intégrez des points de validation avec le client pour s'assurer que chaque phase est validée avant de passer à la suivante, ce qui réduit le risque de corrections coûteuses en fin de mission.
6. Un bon planning facilite la prise de décision
- Le planning détaillé permet également de faciliter la prise de décision en matière de tarification. Lorsque le consultant a une vision claire du déroulement de la mission et des ressources nécessaires, il peut proposer un tarif juste et aligné sur les efforts et le temps requis pour chaque phase. Cela permet au client de mieux comprendre l'évaluation des coûts et d’optimiser l’allocation des ressources.
- Conseil pour la tarification :
- Estimez les coûts par phase : En fonction du temps nécessaire pour chaque étape, estimez les coûts associés à chaque phase. Cela aidera le client à comprendre la répartition des coûts et à justifier le prix de la mission.
- Adaptez la tarification à la complexité et à la durée : Si des ajustements de planning sont nécessaires, assurez-vous que le tarif reflète les changements de portée ou de ressources.
CONCLUSION
Le déroulement et le planning sont des éléments essentiels à la bonne gestion de la mission de conseil. En définissant des étapes claires, en ajustant le planning en fonction des ressources et des contraintes, et en anticipant les risques, le consultant peut démontrer son professionnalisme et sa capacité à gérer le projet de manière efficace. L’ajout de jalons et l’utilisation du rétroplanning permettent de s’assurer que chaque étape du projet respecte les délais et que les objectifs sont atteints.
