Conseils et bonnes pratiques
Lors de la rédaction de la partie "Comprendre le contexte de l’entreprise" dans une proposition commerciale, il est crucial de montrer que vous avez une compréhension approfondie de la situation actuelle de votre client, de ses enjeux et de son environnement. Cette section permet de renforcer la crédibilité de votre proposition et de prouver que vous êtes bien au fait des problématiques spécifiques auxquelles l’entreprise est confrontée. Voici quelques conseils pratiques pour rédiger cette partie efficacement, en tenant compte de la taille et des éléments à inclure ou à éviter.
Conseils pour la rédaction du contexte
1. Contexte de l’entreprise :
- La section "Contexte de l’entreprise" ne doit pas être une analyse exhaustive. Elle doit se concentrer sur les éléments les plus importants et pertinents pour la mission en question. Il ne s'agit pas d'écrire une dissertation sur l'historique complet de l’entreprise, mais plutôt de résumer les informations qui vous permettront de positionner votre solution comme étant pertinente et adaptée aux enjeux actuels du client.
- Idéalement, cette section ne doit pas dépasser 1 à 2 pages (environ 6000 signes sans espaces), car elle doit rester claire et directe.
2. Faites ressortir les informations partagées par le client :
- Vous devez vous baser principalement sur les informations que le client vous a fournies au cours des échanges (réunions, documents partagés, etc.). Si vous avez accès à des données internes spécifiques (rapports financiers, études internes), intégrez-les, mais en vous assurant qu'elles sont en rapport avec les défis de l'entreprise.
- Ne faites pas d'hypothèses ou de spéculations. Lorsque vous parlez des défis ou des enjeux, basez-vous uniquement sur ce qui a été exprimé par le client ou ce qui est documenté.
3. Mettez en lumière les enjeux et défis principaux :
- Soyez précis dans l'identification des enjeux stratégiques, opérationnels, et financiers. Par exemple, une entreprise qui cherche à se diversifier, réduire ses coûts ou se digitaliser aura des besoins spécifiques qui doivent être reflétés dans cette section.
- N'oubliez pas de mentionner les facteurs externes (concurrence, tendances du marché, évolution des attentes des consommateurs, réglementation) et internes (ressources, processus, technologies) qui influencent ces enjeux.
4. Ne vous perdez pas dans des détails non pertinents :
- Il est facile de se laisser emporter en essayant de couvrir tous les aspects du contexte. Cependant, vous devez éviter d'inclure des détails qui ne sont pas directement liés à la mission ou à la problématique à résoudre. Ne parlez pas d'aspects trop généraux ou vagues qui ne vous permettront pas de faire avancer la proposition.
5. Reliez le contexte aux besoins du client :
- L'objectif de cette section est de préparer le terrain pour la présentation de votre solution. Chaque élément que vous mentionnez (menaces, opportunités, enjeux) doit être lié à la manière dont votre intervention peut répondre à ces besoins. Cela renforcera la pertinence de votre proposition et montrera que vous avez une compréhension claire des priorités de votre client.
6. Adaptez le langage au client :
- Il est essentiel d'utiliser le langage du client pour prouver que vous comprenez son secteur et ses défis. Par exemple, si vous travaillez avec une entreprise technologique, utilisez des termes et concepts liés à la digitalisation ou à l’innovation. Si vous travaillez avec une entreprise manufacturière, mettez l’accent sur des aspects comme la productivité et l’optimisation des coûts.
- Ne soyez pas trop technique : Utilisez des termes accessibles pour ne pas perdre l'attention du client, surtout si la personne qui lira votre proposition n'est pas experte dans le domaine.
7. Validez, si possible, vos conclusions avec le client :
- Avant de finaliser cette section, assurez-vous que le client est d'accord avec l’analyse que vous en faites. Il est toujours bon de valider votre compréhension de son contexte en lui présentant une version préliminaire de cette section et en lui demandant des retours. Cela montre votre volonté de collaborer et de vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde. A noter qu'il se peut qu'une bonne partie des entreprises n'adhère pas à cette démarche.
- Ne soyez pas trop technique : Utilisez des termes accessibles pour ne pas perdre l'attention du client, surtout si la personne qui lira votre proposition n'est pas experte dans le domaine.
Exemple de structure de la section "Comprendre le contexte de l'entreprise"
- 1. Introduction succincte : Expliquez brièvement l’environnement général de l’entreprise (secteur, marché, positionnement).
- 2. Tendances et facteurs externes : Décrivez les éléments externes qui influencent l'entreprise, comme les tendances du marché, les évolutions économiques et les régulations.
- 3. Enjeux internes de l’entreprise : Identifiez les défis internes, tels que les problèmes opérationnels, les obstacles à la croissance ou les besoins en ressources.
- 4. Evolution et dynamique de l’entreprise : Reliez le contexte actuel aux évolutions récentes de l’entreprise (ex : nouveaux projets, changements stratégiques).
- 5. Liens avec les besoins du client : Mettez en évidence comment ce contexte crée des opportunités ou des défis pour le client, et comment votre solution peut répondre à ces enjeux.
À faire et à ne pas faire
À faire :
- Restez centré sur les éléments clés du contexte qui ont un impact direct sur les objectifs de la mission.
- Reliez chaque point à votre solution pour montrer que vous comprenez comment votre intervention s’inscrit dans le contexte de l'entreprise.
- Utilisez des exemples concrets ou des chiffres lorsque c’est possible (par exemple, mentionner une baisse de 10% des ventes ou une amélioration de 15% après l’introduction d’un nouveau processus).
À ne pas faire :
- Ne rédigez pas une analyse trop approfondie ou théorique du marché si cela n’est pas directement lié à la mission.
- Ne faites pas de suppositions sur des éléments qui ne sont pas clairement exprimés par le client.
- Ne vous perdez pas dans des détails techniques qui pourraient ne pas être pertinents ou compréhensibles pour tous les interlocuteurs.
